Je suis manager : le suivi des actions
Après avoir terminé le forum d'écoute puis le forum d'actions, nous avons maintenant un plan d'action avec des thématiques, des priorités, des actions associées à des porteurs. Mon rôle en tant que manager est de m'assurer que les actions progressent.
Deux espaces me permettent d'assurer le suivi des actions.
L'étape suivi et bilan
Troisième étape de l'itération, le suivi et bilan me permet de visualiser un tableau de bord rassemblant les statistiques du travail mené (identique pour le manager et le participant).
Il est recommandé de prévoir un temps synchrone (en présentiel ou à distance) pour faire la revue de toutes les actions. Il s'agit d'un temps à prévoir comme un temps collectif de célébration des actions menées.
Visualiser les statistiques globales
Un tableau de bord me permet d'avoir une vue complète et rapide sur l'ensemble des sujets exprimés. Les données disponibles sont les suivantes :
- Sujets exprimés : nombre total de sujets identifiés lors du forum d'écoute ;
- Thématiques exprimées : nombre de thématiques auxquelles se rattachent ces sujets (visibles dans la boussole) ;
- Sous-thématiques exprimées : nombre de sous-thématiques associées aux sujets exprimés et aux thématiques générales ;
- Sous-thématiques priorisées : nombre de sous-thématiques sélectionnées par les participants à la fin du forum d'écoute ;
- Action portées : nombre d'actions proposées pour répondre aux enjeux des sous-thématiques priorisées ;
- Participants engagés : nombre de collaborateurs identifiés pour porter les actions, en tant que responsables ou contributeurs.
Trois graphiques me permettent de visualiser en un coup d’œil :
- Le statut des actions (si elles sont en cours, terminées ou abandonnées) ;
- Le nombre d'états d'esprits associé aux actions (affiché dans le graphique) et leur répartition en nombre d'actions associées (affichée dans la légende) ;
- La proportion de projets avec un besoins de support ou sans besoin de support (affichée dans le graphique), et le détail par catégorie du type de support demandé (affiché dans la légende).
Suivre le détail d'une action
La seconde partie de la page permet de visualiser plus précisément la répartition des rôles et de gérer l'avancement de chaque action. Il est possible de les filtrer selon leur statut en haut à gauche (terminées, en cours, abandonnées).
En cliquant sur "voir les détails", j'accède à un tableau détaillé de l'action.
Cet espace me permet d'ajuster l'avancement de l'action. Je peux :
- La marquer comme terminée lorsque le travail est achevé ;
- Décaler l'échéance si la date initialement choisie ne peut être atteinte ;
- Abandonner l'action si vous décidez de ne pas la mener à bien.
Je peux également modifier la confidentialité de l'action : elle peut être vue uniquement par les membres de l'équipe ("secret"), ou par tous les membres de l'organisation ("publique").
NB : cette vue est accessible à l'ensemble des participants à l'itération, sur l'ensemble des actions identifiées.
Noter les actions terminées
Une fois l'action marquée comme terminée, je peux noter l'action. Attention, la note est attribuée au nom de l'ensemble de l'équipe : il est recommandé d'effectuer cette notation en équipe, lors d'un point dédié.
Lorsque je clique sur "noter l'action", deux questions me sont posées : si elle a répondu au besoin, et si les états d'esprit attendus ont été mis en œuvre pour cette action. Une fois l'action évaluée, les notes sont affichées à côté. Ces notes sont visibles pour toute l'organisation si les actions sont publiques.
Une fois les modifications effectuées sur le statut et/ou la note de l'action, je peux retrouver la vue complète des actions en cliquant sur "suivi et bilan", en gris au dessus du titre de l'action.
L'onglet "Actions" pour le suivi individuel
Indépendamment de l'itération, l'onglet "Actions", accessible dans la bannière de l'application, permet de suivre l'ensemble des actions sur lesquelles je suis identifié ou identifiée, ainsi que d'accéder à un catalogue d'action rassemblant l'ensemble des actions des équipes dont la confidentialité est publique.
Suivre mes actions
Les actions en cours sont celles qui s'affichent par défaut, au format liste. Il est possible d'afficher les actions terminées ou abandonnées en sélectionnant la catégorie correspondante dans le menu en haut de la page.
Je peux cliquer sur "voir le détail" pour afficher le détail de l'action. Ici, je peux changer son statut (marquer comme terminée ou abandonner), accéder à l'itération dans laquelle s'inscrit cette action (bouton "Voir les détails itération"), ou encore y associer des tâches plus précises.
Lorsque je souhaite ajouter une tâche, je suis invité ou invitée à la décrire en quelques mots, y associer un responsable parmi les membres de l'action (qu'ils soient responsables ou contributeurs), et ajouter une date d'échéance.
Une fois la tâche créée, elle est visible dans l'espace de l'action. Je peux ajouter des commentaires pour la préciser, ou modifier son statut (terminée, en cours, abandonnée).
Pour revenir au menu des actions, je peux cliquer à nouveau sur le bouton "action" en bannière de l'application ou cliquer sur la flèche de retour à côté du titre de l'action en haut
Accéder au catalogue des actions
En sélectionnant le "Catalogue des actions" depuis l'onglet "Actions", j'ai accès à l'ensemble des actions recensées sur la plateforme (lorsque leur visibilité est renseignée comme "publique").
Des filtres permettent d'afficher les actions selon leur statut, leur thématique, équipe, date de fin, états d'esprit. Je peux également effectuer une recherche textuelle si j'ai un besoin plus précis.
En cliquant sur voir les détails, j'ai accès aux informations associées à cette action (sans possibilité de les modifier si cette action ne m'est pas attribuée, ni de voir l'itération si je n'y appartiens pas).
Finaliser les actions et passer au bilan
Lorsque toutes les actions d'une itération sont terminées, il est temps de lancer la phase de bilan !