Je suis manager : le forum d'écoute

>> Retours Cyril : Les managers doivnet être en mesure d'entendre ce qui est dit. Si vous pensez que nepas être présent facilitera les échanges, vous pouvez ne pas être présent et donc reco > manager intervient sur le forum en tant que co-organisateur (même si logique qui est que le manager anime de bout en bout). Il reprend la main sur le forum d'action et à terme il doit pouvoir animaer l'ensmeble de l'intération.

SOMMAIRE A INTEGRER + FAIRE LIENS DE RENVOI ? 

Pour bien démarrer, quelques informations et conseils :

Quelles sont les questions à se poser avant de démarrer un forum d'écoute ou une itération ?

• Quel est le bon format en fonction des étapes ? Synchrone ou asynchrone ?

• Lancement de l'itération : Cette phase de lancement est importante et le synchrone doit être privilégié (présentiel ou distanciel) et pourra introduire l'étape d'expression si vous la tenez en présentiel. En effet, c'est ici que vous présenterez la démarche et que vous engagerez les participants que ce soit votre équipe où des collaborateurs que vous mobilisez pour leur expertise. C'est à ce moment également que vous expliquerez l'objectif de l'itération, la thématique si vous en avez une et les difficultés que vous souhaitez régler avec @Move².
• Exprimez-vous : Cette phase peut être faite sans difficulté en synchrone ou en asynchrone. L'asynchrone peut même aider à libérer la parole et donner plus de temps aux collaborateurs pour exprimer des idées. Un inconvénient néanmoins, elle ne permet l'émulation qui peut aider à générer des idées. Si vous l'organisez en asynchrone, vous pouvez toujours suggérer aux participants qui le souhaitent de se coordonner s'ils souhaitent travailler à plusieurs.
• Découvrez (1), ajustez vos thématiques (2) et choisissez vos priorités (3) : Ces trois étapes sont un temps fort du forum d'écoute et il est recommandé de la réaliser un présentiel et une fois que vous, en tant que manager, avez procédé à un premier ajustement des thématiques proposées par l'IA. Cette étape en présentiel est importante car l'ensemble de l'équipe découvre la boussole,  les contributions des autres participants et les regroupements qui ont été proposés. Vous discutez collectivement des ajustements et des priorités.

• Qui participe et sur quoi ? je contribue avec mon équipe ou sur une thématique transverse ?

• En équipe :  je convie mon équipe car je souhaite traiter une problématique en équipe ou simplement, je souhaite leur donner la parole autour d'une thématique large pour identifier s'il y a des sujets à adresser pour gagner en impact.
• En transverse : Sur une thématique donnée, j'identifie pour participer à l'itération, les personnes ressources dans une logique de RACI (Responsable, acteur, contributeur, personnes qui doivent avoir l'information).
• Conseil :
  • Quand vous démarrer une itération, vous avez pris le temps de l'identifier et de l'expliciter. Il peut être circonscrit ou large, dans quel cas vous le préciserez et le prioriserez avec l'équipe.
  • Ne pas dépasser xx personnes sur une itération.

5 temps sont nécessaires pour réaliser un forum d'écoute  :

Quels sont les différents rôles dans une itération ?

Une itération @Move prévoit 3 rôles :

• Manager (organisateur de l'itération)
• Co-organisateur (il a exactement les mêmes droits que l'organisateur)
• Participant

Le manager et co-organisateur peuvent également être participant.

Etape 0 : Pour lancer une itération, je commence par créer un forum d'écoute

Je clique sur l'icone indiquée pour créer un nouveau forum d'écoute :

Je complète les champs indiqués :

(pour plus d'indications sur les champs à compléter, voir ci-après)

Je choisis ensuite le "Type d'atelier" :

• @Move équipe : Si vous souhaitez travailler avec les membres de votre équipe sur des sujets spécifiques ou à affiner au sein du périmètre de votre équipe.
• @Move thématique : Si vous souhaitez traiter une thématique spécifique et davantage transverse à plusieurs équipes ou services.

Choisissez le "Nom de l'atelier"

• Un conseil (en équipe ou en transverse) : indiquez la date de l'itération et le nom de votre thématique (par exemple : 16012026_nom de la thématique)
• Soyez le plus précis possible

Définissez le planning

En fonction de la modalité choisie (en synchrone ou en asynchrone), précisez le planning de l'itération.

Par exemple :

Option 1 : Nous nous réunissons en présentiel avec mon équipe

Option 2 : Nous itérons en asynchrone

Sélectionnez les participants

Comment bien choisir les participants ?

Comme précisé plus haut, Choisissez les participants en fonction de la thématique que vous souhaitez traiter. S'il s'agit d'une thématique transverses, identifiez qui sont les personnes ressources, techniques, les valideurs, etc.

Une fois que vous avez identifiez les participants, vous pouvez :

• Sélectionner votre équipe en sélectionnant votre service
• Sélectionner les participants personne par personne (participants individuels)
• Rôle d’organisateur et de participants (max 2 organisateurs) > à clarifier + co-organisateur ?

1ère étape : Exprimez-vous

Une fois que tout est paramétré, je passe du mode organisateur au mode participant : ça y est, vous pouvez sereinement démarrer l'itération sur le forum d'écoute avec les participants que ce soit en synchrone ou en asynchrone.

A noter : le mode organisateur vous permet de modifier et/ou valider les caractéristiques du forum d'écoute (ajouter un co-organisateur, ajouter et/ou enlever des participants, modifier le planning).

Passer du mode organisateur au mode participant en cliquant sur les "..."

Attention : Lorsque vous passez en mode participant, le nom des étapes changent en fonction de votre profil

Si vous avez tout de même besoin de modifier les paramètres de la session, cliquez sur le bouton modifier en haut à gauche :

Je ne vois pas comment modifier l'heure et la date ?

Phase d'expression des participants :

1. Lancer la phase :

En tant qu'organisateur et animateur de la séquence, vous allez inviter les participants à s'exprimer sur la thématique ou le sujet qui aura été choisi.

N'hésitez pas en introduction à donner quelques éléments d'explication et de contexte notamment sur le choix de la thématique et ce que vous souhaitez "craquer" ou solutionner avec la méthodologie @Move.

Il est conseillé de présenter la phase en synchrone pour s'assurer que tous les participants aient le même niveau d'information et surtout leur permettre de poser des questions avant de se lancer dans la phase d'expression.

2. S'exprimer :

Ici, vous invitez les participants à s'exprimer sur la thématique autour des 4 rubriques proposées :

• Fiertés : Une réussite collective ou individuelle autour de la thématique, un exemple de projet qui a eu un impact, des rituels ou processus qui fonctionnent, bonnes pratiques observées etc.
• Frustrations : xxx
• Opportunités : xx
• Risques : xx

Pour déposer une idée cliquer sur le "+"

La fenêtre suivante s'affiche et permet d'insérer les informations suivantes :

• Description : Décrivez en quelques mots le sujet que vous souhaitez partager (une action, un outil, un rituel, les personnes impliquées, etc.)
• Pondération de sa contribution : les participants pondèrent leurs contributions en fonction de son importance (peu significative ou très significative)

Enfin, cliquez ensuite sur "Ajouter" pour enregistrer votre contribution.

En tant que (co)-organisateur ou manager :  

Incitez ici les participants à poser le plus grand nombre d'idées quelque soit leur pondération.

Il s'agit d'une phase d'idéation, l'objectif ici est de leur permettre de s'exprimer !

3. Gérer le timing

A tout moment, vous pouvez modifier la date et l'heure de fin. A noter que l'étape se clôturera automatiquement à l'heure et la date définies.

4. Visualiser les résultats :

Une fois que les participants ont ajouté leurs contributions, vous pouvez en tant qu'organisateur ou co-organisateur visualiser les résultats et les métriques principales d'expression des participants de manière anonyme.

Pour cela, repasser en mode manager : (idem pour co-organisateur ? Essayer avec un autre profile)

Le mode manager vous permet de suivre l'avancée du forum d'écoute et d'identifier si des participants ne se sont pas exprimés : si c'est le cas, encouragez à s'exprimer les personnes qui ne l'ont pas fait.

Attention : Vous visualisez les statistiques pour l'ensemble du groupe mais seuls le détail de vos contributions est affiché

Clôturer l'itération

Lorsque vous êtes sur le mode manager, vous avez la possibilité de clôturer l'étape en cliquant sur l'icone en bas à droite de l'écran :

2ème étape : Découvrez vos thématiques

Avant de démarrer  

Une fois l'étape d'expression clôturée, vous passez automatiquement à l'étape suivante : "Découvrez vos thématiques"

Découverte et premiers ajustements : Il est conseillé en tant qu'organisateur de découvrir tout d'abord seul les thématiques et sous-thématiques avant de réaliser un premier ajustement. La proposition de regroupements en thématiques et sous-thématiques peut en effet demander des ajustements pour refléter davantage les discussions et gagner en pertinence et impact.

Vous aurez la possibilité dans un second temps de découvrir les résultats en équipe !

Niveau de maille des thématiques et sous-thématiques : Assurez-vous que vous avez le bon niveau de maille pour vos thématiques et sous-thématiques. Les sujets qui ressortent doivent être important et structurant pour les équipes afin qu'ils puissent s'en saisir et agir concrètement.

Attention : un trop grand nombre de sujet à traiter pourrait démotiver les participants, encouragez-les dans l'animation à se concentrer sur l'essentiel pour eux, le plus impactant.

Je découvre les résultats en tant que Manager (ou co-organisateur)

Vous êtes manager : voici les 3 sous-étapes :

• Découverte de la boussole : cette phase permet de découvrir une cartographie des sujets exprimés
• Exploration des regroupements : Vous retrouvez ici les sujets exprimés par les participants regroupés par thématique et sous-thématique
• Choix d'un mode d'ajustement : C'est à cette étape que vous pouvez faire des premiers ajustements "en autonomie" avant de partager les résultats avec votre équipe.

1. Découverte de la boussole

Visualiser la boussole

Pour découvrir la boussole, rafraichissez la page en cliquant sur le bouton :

Puis cliquez sur "Voir la boussole"

2. Explorer les regroupements

La boussole restitue plusieurs niveaux d'information :

• Les thématiques : ici "Organisation du travail en équipes".
• Les sous-thématiques : ici "Communication et collaboration" décomposé en fiertés, frustrations, opportunités et risques
• Les sujets : les sujets correspondent aux contributions des participants

3. Choisissez un mode d'ajustement des thématiques

Pour choisir le mode d'ajustement des thématiques, cliquez sur le bouton :

Modalité recommandée : Vous ajustez les thématiques seul(e) :

Pourquoi cette modalité est recommandée ?

Les regroupements réalisés par l'application peuvent nécessiter des ajustements présentant peu d'intérêt pour les participants. Pour cette raison, nous recommandons qu'ils restent à la main de l'organisateur. En revanche vous pourrez partager en équipe les résultats des ajustements pour discussion et validation avec le groupe.

Si vous souhaitez tout de même inviter des participants à l'ajustement (non préconisé).

Définissez l'heure et la date de début ou vous pouvez choisir de démarrer l'étape dans la foulée en cliquant sur "Démarrer la prochaine étape maintenant".

3ème étape : Ajuster vos thématiques

Quelle modalité préconisée pour cette étape ?

Comme précisé plus haut, il est recommandé de réaliser les premiers ajustements seuls ou avec l'appuis de son binôme (manager ou co-organisateur). En effet, les regroupements réalisés par l'application peuvent nécessiter des ajustements présentant peu d'intérêt pour les participants.

Point d'attention : Une fois que vous aurez validé l'ajustement des thématiques vous ne pourrez plus revenir dessus. (vérifier si après validation ou  une fois passé à l'étape suivante)

Ajuster les thématiques et sous-thématiques

1. Ajustement des thématiques

Vous pouvez renommer la thématique en cliquant sur celle-ci

Attention : vous ne pouvez pas créer de nouvelles thématiques

2. Ajustement des sous-thématiques

Vous pouvez renommer les sous-thématiques

Vous pouvez ajouter des sous-thématiques en les nommant

Vous pouvez supprimer la sous-thématique ou déplacer les sujets : pour cela, séléctionnez le ou les sujets cliquez sur les "..." puis sur "Déplacer les sujets"

Choisissez ensuite la nouvelle thématique et sous-thématique de destination  

Une fois que vous avez opéré les changements souhaitez vous pouvez valider l'étape d'ajustement en cliquant sur le bouton :

Une fois l'étape validée, vous pouvez lancer l'étape de priorisation ou définir le planning en sélectionnant une heure et date de début et fin et cliquer sur le bouton "Passer à l'étape suivante"

4ème étape : Partagez les résultats en équipe et choisissez vos priorités

Cette 4ème étape regroupe en fait 2 étapes en une. C'est en effet une fois que vous aurez découvert et ajusté les thématiques et sous-thématiques en tant qu'organisateur que vous partagerez en équipe en vue de prioriser et passer à l'action !

Modalité préconisée

Cette 4ème étape est un temps fort d'échange avec les participants. Pour cette raison, nous recommandons le présentiel pour favoriser des conditions d'échange optimales pour cette étape importante de priorisation sous-thématiques.

Attention : Pour la priorisation, vous ne pouvez pas prioriser à l'échelle des sujets, mais seulement des sous-thématiques.

Pour commencer, je partage les résultats avec mon équipe :

Vous allez pouvoir organiser une discussion avec les participants qui vont découvrir la classification des sujets.  pour identifier si la proposition de classification en thématique et sous-thématique est pertinente. Cet échange a pour objectif de

• récupérer les réactions des participants sur les principaux sujets qui ressortent, est-ce qu'ils sont étonnés ? est-ce que cela conforte la vision qu'ils avaient ?
• préparer la priorisation afin de cibler les sous-thématiques qui pour eux ont le plus d'impact et sur lesquels ils ont une capacité d'action.

Je priorise les sous-thématiques avec les participants

Vous allez procéder ici en 4 étapes (vue manager)

• Repérer les sujets clés : observez ici le positionnement de chaque thématique et sous-thématique sur la boussole
• Encouragez le choix des sujets clés
• Veillez à une répartition équilibrée
• Clôturez l'étape

Pour prioriser les actions : (passez en vue participant)

Pour prioriser vos sous-thématiques, cliquez sur "Tous" pour faire apparaître vos sous-thématiques et affichez les sujets.

Cochez la case à côté de la sous-thématique que vous souhaitez sélectionner, elle s'affichera ainsi en priorité :

Cliquez ensuite sur le bouton "J'ai terminé" en bas à droite et confirmez votre priorisation :

Visualiser les résultats et clôturer l'étape (passer en vue manager)

Pour consulter les résultats, passer en vue "manager". Vous pourrez voir le nombre de participants ayant validé l'étape.

Une fois que tous les participants ont contribué, cliquez ensuite sur "Terminer l'étape" en bas à droite.

5ème étape : Vos axes prioritaires

Vue manager :

Ici, vous pouvez visualiser les priorités de l'équipe et lancer le forum d'action.  

En cliquant sur "Passer à l'action", vous êtes invité à programmer le Forum d'actions. Vous pouvez également démarrer le forum directement.

Ce qui est attendu du manager :

L'idée ici est de préparer le forum d'actions et d'engager une discussion avec les participants sur la prise en main des actions et l'importance du suivi dans le temps. L'idée est de porter les sous-thématiques identifiées comme très prioritaires par le groupe et identifier des volontaires.

Vue participant :

Les participants ont la même vue que vous, hormis les étapes qui sont masquées. Les participants ne peuvent pas lancer eux même le forum d'action.

Pour en savoir plus sur le forum d'actions, vous pouvez consulter la page dédiée !

A l'issue de la discussion vous allez avoir deux options : >> Question : peut-on re-modifier une fois que le manager a fait ses ajustements si le groupe souhaite passer de nouvelles modifications ? je n'ai pas l'impression que ce soit possible. Un manager ne peut pas supprimer des post-its mais il peut les renommer. Ex : des problèmes des managers remontent.

A morgane >> A cette étape, il manque un point : le manager fait l'ajustement > le propose à l'équipe et une fois qu'il le propose, il reste une fenetre de tir pour modifier (à prévoir en début de V2) avec Hynd et Cyril en cc.

Conseils et bonnes pratiques

• Sois clair et concis dans ton titre
• Décris bien ton idée
• Utilise une langue respectueuse
• Vérifie l'orthographe avant de poster