Je suis participant : le forum d'écoute

Pour bien démarrer, quelques informations et conseils :

Il existe deux modalités pour participer à une itération

• J'ai été convié avec mon équipe
• Je contribue au titre de ma fonction ou de mon expertise sur une thématique donnée

Quels sont les différents rôles dans une itération ?

Une itération @Move prévoit 3 rôles :

• Manager (organisateur de l'itération)
• Co-organisateur (il a exactement les mêmes droits que l'organisateur)
• Participant

Le manager et co-organisateur peuvent également être participant.

Quelles sont les étapes du forum d'écoute ?

Le forum d'écoute comprend 5 grandes étapes :  

• Exprimez-vous
• Découvrez vos thématiques
• Ajustez vos thématiques
• Choisissez vos priorités
• Vos axes prioritaires

Etre invité au forum d'écoute

Lorsque l'organisateur créé le forum d'écoute, vous recevez un mail d'invitation qui indique votre nom et prénom, le lien ainsi que la date et l'heure d'ouverture du forum d'écoute.

Quelles modalités de participation au forum d'écoute ?

• Mode synchrone : Je suis invité à participer en présentiel (ou éventuellement en distanciel).
• Mode asynchrone : Je suis invité à participer à distance et sur une durée qui a été définie par l'organisateur du forum d'écoute. Je peux participer au moment que je souhaite sur la plage définie.

A noter : en fonction des étapes, le mode synchrone ou présentiel est privilégié par l'organisateur pour favoriser la qualité des échanges et des débats.

Quel est mon rôle en tant que participant ?

En tant que participant, votre rôle est de contribuer activement aux échanges et au débat qui seront organisés. Une itération @Move² est une opportunité pour vous, votre équipe ou plus largement l'entreprise de venir solutionner des irritants, d'améliorer le quotidien, permettre aux équipes de mieux performer.

1ère étape : Exprimez-vous

En tant que participant, vous êtes invité à contribuer sur un sujet donné, dans notre exemple ci-dessous : Mieux travailler en synergie

Comment se passe cette étape ?

Cette étape est très simple, l'objectif est de partager autant de sujets qu'on le souhaite en étant le plus précis possible. Chaque sujet est noté en fonction de son importance.  

L'organisateur (ou co-organisateur) aura pris un temps spécifique (soit en introduction si vous êtes en synchone ou peut être via un temps en visio) pour expliquer la thématique et le pourquoi de cette itération @Move.

Les contributions sont anonymes : chaque contribution enrichira et fera avancer la réflexion.

Comment m'exprimer ?

Ici, vous êtes invité à vous exprimer sur le sujet de l'atelier autour des 4 rubriques proposées :

• Fiertés : un sujet, une action, un rituel qui me rend fier
• Frustrations : un irritant, un dysfonctionnement qui n'est pas solutionné qui me freine ou freine l'équipe
• Opportunités : j'identifie des possibilités de mieux faire, mieux travailler
• Risques : j'identifie un risque opérationnel, organisationnel, etc.

Pour déposer une idée cliquer sur le "+"

La fenêtre suivante s'affiche et permet d'insérer les informations suivantes :

• Description : Je décris en quelques mots le sujet que je souhaite partager (une action, un outil, un rituel, les personnes impliquées, etc.)
• Pondération de la contribution : Je peux pondérer mes contributions en fonction de leur importance (peu significative ou très significative)

Enfin, je clique sur "Ajouter" pour enregistrer ma contribution.

Comment bien formuler un sujet ?  

• Son titre est clair et concis
• Il décrit bien mon idée
• Il utilise une langue respectueuse sans fautes d'orthographe

Fin de l'itération

En tant que participant, je peux contribuer tant que la phase est ouverte comme indiqué sur le forum :

2ème étape : Découvrir les thématiques

Comment se passe cette étape ?

Une fois l'étape d'expression clôturée, je passe automatiquement à l'étape suivante : "Découvrez vos thématiques"

De préférence en présentiel, l'organisateur me guidera à travers :

La découverte de la boussole :

Cette phase permet de découvrir le positionnement des thématiques et sous-thématiques en fonction des 4 dimensions de la boussole (fierté, frustrations, opportunités, risques)

Pour découvrir la boussole, rafraichissez la page en cliquant sur le bouton : >> Vérifier avec soazic si c'est également dans la vue participants

Je clique sur "Voir la boussole"

L'analyse des regroupements :

Je découvre ici les sujets exprimés par les participants regroupés par thématique et sous-thématique ainsi que leur niveau d'importance.

• Les thématiques : ici "Organisation du travail en équipes".
• Les sous-thématiques : ici "Communication et collaboration" décomposé en fiertés, frustrations, opportunités et risques
• Les sujets : les sujets correspondent aux contributions de tous les participants

Partager avec le groupe

En présentiel (modalité préférentielle) : Cette étape est un moment important du forum d'écoute. Vous allez pouvoir échanger avec les participants pour identifier si la proposition de classification en thématique et sous-thématique est pertinente.

3ème étape : Choisir les priorités

Comment se passe cette étape ?

Cette étape se déroule de préférence en présentiel avec l'organisateur de l'itération. Il s'agit d'une étape importante pour cibler collectivement les sous-thématiques qui ont le plus d'impact et sur lesquels le groupe identifie une réelle capacité d'action.

Pour ce faire, je vais :

• Repérer les sujets clés : j'observe ici le positionnement de chaque thématique et sous-thématique sur la boussole.
• Sélectionner mes priorités : je séléctionne ici les sous-thématiques qui me paraîssent prioritaires à traiter.
• Visualiser les priorités du groupe : je visualise l'ensemble des priorités séléctionnées par le groupe. >> Vérifier
• Valider mes choix : enfin, je valide mes priorités.

Sélectionner mes priorités

Pour prioriser des sous-thématiques, je clique sur "Tous" pour faire apparaître les sous-thématiques et affichez les sujets.

Je coche ensuite la case à côté de la sous-thématique que je souhaite sélectionner, elle s'affichera ainsi en priorité :

Je clique ensuite sur le bouton "J'ai terminé" en bas à droite et confirme ma priorisation :

Visualiser les résultats >> à vérifier

Pour consulter les résultats, je clique sur les boutons "Sous-thématiques priorisées". Ici je peux visualiser les sous-thématiques séléctionnées par les autres participants.

Valider mes choix  

Une fois toutes les étapes réalisées, je peux valider mes choix. Cette étape clôture le forum d'écoute.

IMPR ECRAN - QUELS SONT LES MOMENTS D'ECHANGE IMPORTANTS ?